Chaque unité de description identifiée par une cote 3 AV correspond à une seule cassette audiovisuelle. Le niveau de description le plus précis est toujours ce support matériel. Lorsqu'un document (par exemple un colloque ou un discours) est plus long que la durée maximale d'un support et qu'il a été enregistré sur plusieurs cassettes en plusieurs parties qui se suivent chronologiquement, un même titre de document peut alors concerner plusieurs cotes.
Une cassette (et donc une cote) peut aussi contenir plusieurs documents. Dans ce cas, la notice descriptive comporte un intitulé multiple : chaque document a été numéroté dans l'intitulé et dans la présentation du contenu (1., 2., etc.). Toutefois, l'unité de description reste toujours le support physique, et - sauf exception - un seul fichier numérisé a été généré à partir de ce support. Ce fichier n'a pas été découpé pour isoler chaque document.
L'ordre des cotes ne correspond pas à l'ordre chronologique ni à un classement thématique ou par type d'événement. En effet, à leur arrivée aux Archives départementales, les 903 supports ont été numérotés de façon aléatoire, sans prendre en compte leur contenu ni leur date d'enregistrement.
Les données de description du présent instrument de recherche s'appuient sur plusieurs sources : un catalogue papier, les informations tirées du visionnage et notamment des génériques lorsqu'ils existent, les inscriptions figurant sur les supports ou leurs contenants, et les précisions qui ont été apportées par d'anciens membres du GAB, auxquels les Archives départementales ont demandé de rédiger des éléments de description entre 2004 et 2007.
Un premier instrument de recherche partiel est publié en 2011 et organisé selon un classement par producteur : productions du GAB / coproductions / autres productions / rushes. Incomplet, il ne permet pas encore la consultation des vidéos. Il est intégralement repris en 2022 et organisé selon un classement par genre audiovisuel : dans une première partie dédiée aux enregistrements d'événements, sont regroupés les rassemblements (310 cotes), les captations de spectacles (120 cotes), les « autres événements » (34 cotes) et enfin les magazines et reportages d'actualité (16 cotes). La seconde partie, dédiée aux créations audiovisuelles inclue les documentaires (227 cotes), les produits d'initiation à l'audiovisuel (126 cotes), les messages promotionnels et les publicités (46 cotes) et les montages d'archives (8 cotes). Une définition de ces catégories est donnée dans le corps de l'instrument de recherche.
Ce classement par genre présente l'intérêt de rendre mieux compte de la nature des enregistrements réalisés ou produits par le GAB, et de la part de chaque genre dans l'ensemble du fonds. Sur son site Internet en 2004, l'association définissait ses activités ainsi : « reportages d'actualité, documentaires, clips, courts-métrages, produits éducatifs, produits de promotion internes et externes, produits de communication ». Le présent instrument de recherche s'appuie sur cette liste, en l'adaptant aux documents présents dans le fonds et aux typologies utilisées par l'Institut national de l'audiovisuel.
A l'intérieur de ce classement par genre, un classement alphabétique a été mis en œuvre. A la lecture, cela permet un rapprochement entre masters, copies et rushes, à partir d'un intitulé identique. Le master est d'abord décrit, puis la copie, puis le rush. Dans le cas, fréquent, d'un rush sans master associé, le genre et le titre ont été définis à partir des données inscrites sur les supports et du visionnage du document.
L'ordre chronologique n'a pas été retenu comme sous-critère de classement des genres en raison de la difficulté à dater précisément nombre de documents et du laps de temps qui peut exister entre le tournage des rushes et leur montage en master. Il est toutefois pris en compte lorsqu'il existe plusieurs éditions d'un événement périodique : ces vidéogrammes sont alors regroupés sous un niveau intermédiaire, inséré dans le classement alphabétique, et classés par année. Par exemple, quatre éditions des rencontres nationales de périnatalité ont été filmées : le deuxième colloque se devait d'être avant le troisième et ainsi de suite. Dans le cas où des mentions de parties sont indiquées, le classement est également ordonné de la première à la dernière partie. Les documents sans date sont placés en dernier.
Dans le cas d'intitulés multiples, c'est le document le plus long sur la durée totale du support qui a été retenu pour définir la position de la cote dans le classement alphabétique. Aussi est-il conseillé, à partir d'un titre donné, d'effectuer une recherche dans le fonds avec un des mots du titre pour identifier d'autres documents liés au premier vidéogramme consulté.
L'intitulé est structuré de la façon suivante : Titre / réal. Prénom Nom. - Lieu : producteur, année (prod.), où réal. désigne les mentions de réalisation et prod. les mentions de production.
Si le titre est affiché entre crochets, cela signifie qu'il ne figure pas explicitement sur l'enregistrement ou sur le support. Il a pu être restitué grâce à des données disponibles par ailleurs (catalogue papier par exemple) ou par recoupement avec un autre document. Dans l'intitulé, le titre est suivi des mentions de réalisation (réal.) et de production (prod.), elles aussi entre crochets lorsque l'information n'est pas présente mais a pu être déduite, notamment à partir des données existantes pour la copie si c'est un master, ou inversement. L'année de production est aussi mentionnée lorsqu'elle est connue ; dans le cas contraire est indiquée la mention s.d. (pour sans date). Le rush a le même titre que le master ou sa copie si ces derniers existent dans le fonds. Dans le cas où aucun master ne semble exploiter le rush décrit, un titre a été forgé à partir du visionnage du rush. Il est alors indiqué entre crochets. Un rush étant un document brut issu du tournage et non monté, les mentions de réalisation et de producteur ne sont pas indiquées.
Le champ date renseigne la date (jour, mois et année, ou mois et année, ou année seulement) ou la période de réalisation (intervalle de dates), qui peut légèrement précéder l'année de production mentionnée dans l'intitulé. Lorsque la date de réalisation est inconnue, c'est la période 1977-2004 qui a été indiquée.
La description matérielle précise la nature du support (Umatic, Betacam, etc.), s'il s'agit d'un master, d'un rush ou d'une copie, et la durée du fichier numérisé. Des anomalies lors de l'enregistrement ou des altérations des supports durant leur période de stockage ont pu provoquer à la numérisation des défauts soit du son, soit de l'image. En raison de la fréquence de ces défauts, qui nécessitent l'usage de termes techniques précis, difficilement compréhensibles par le lecteur, seuls ont été relevés les problèmes liés au son, mentionnés dans le champ Particularité physique, à la suite de la durée, sous l'une des trois formes suivantes : altérations du son, document partiellement muet, document muet.
Dans le cas où la langue du document est uniquement en français, aucune langue n'est renseignée dans la notice. Quarante-trois documents sont en français accompagné d'au moins une phrase en occitan ou dans une langue étrangère : allemand, anglais, arabe, bengali, espagnol, italien, roumain, russe. Seuls trois documents sont entièrement en langue étrangère.
Le champ Existence et lieu de conservation des copies permet d'indiquer la cote du master pour une copie, et la cote de la ou des copies pour un master. En revanche, il n'existe pas de cote de renvoi entre les rushes et leurs copies ou masters. Le lien se fait par le titre. Dans le cas de documents multiples, il n'existe pas non plus de cote de renvoi entre titres identiques que l'on retrouverait sur plusieurs cotes différentes.
Enfin, quelques documents relèvent de la vie privée des personnes filmées, et ne sont, à ce titre, pas communicables. Dans ce cas, le lien vers la vidéo est absent de l'instrument de recherche (3 AV 40 ; 3 AV 84 ; 3 AV 92 - 93 ; 3 AV 99 ; 3 AV 109 ; 3 AV 166 ; 3 AV 272 ; 3 AV 278 ; 3 AV 459 ; 3 AV 540 ; 3 AV 598 ; 3 AV 618 ; 3 AV 713 ; 3 AV 718 - 719 ; 3 AV 733 ; 3 AV 752 ; 3 AV 756 ; 3 AV 793 ; 3 AV 822 ; 3 AV 900).